Careers

La personne recherchée doit avoir l’intérêt et les connaissances pour pouvoir compléter les tâches suivantes :

Support au Président, la Directrice de production et la Comptable

• Effectuer le suivi de divers mandats, de dossiers administratifs, du respect des échéanciers ;

• Rédiger, corriger et mettre en page des documents et de la correspondance ;

• Gérer les commandes de matériel corporatif à l’effigie du studio (“merchandising” et participer à la création d’une boutique en ligne interne ;

• Aider à la préparation matérielle des réunions ou conférences ; procéder aux convocations et rédiger des comptes rendus ou procès-verbaux, au besoin ;

• Faire diverses tâches administratives pour soutenir la comptabilité ;

• Numériser toutes sortes de documents confidentiels et assurer un suivi auprès des personnes concernées par ces documents ;

• Classer de façon méthodique, structurée et confidentielle les documents physiques et numériques ;

• Aider à la publication sur les réseaux sociaux de Raynault VFX selon les demandes des communications ;

• Accomplir certaines tâches d'adjointe exécutive selon les demandes confiées ;

• Aider la coordonnatrice de studio selon les besoins ;

• En soutien à l’équipe exécutive, maintenir à jour diverses listes, suivis et registres ;

• Effectuer des requêtes et assurer le suivi des dossiers.
  
  

Administration

• Participer aux mises à jour de divers documents administratifs ;

• Tenir à jour la base de données des dossiers employé·es ;

• Assister les gestionnaires en utilisant des gabarits pour rédiger des documents tels que des contrats de travail, des ententes, des lettres en lien avec le dossier des employé·es.

• Assister les gestionnaires dans le suivi des démarches de visa pour les travailleurs étrangers ;

• Assister l'équipe de recrutement au besoin, en entrant des candidatures dans la base de données ;

• Répondre à tous les courriels de la boîte "absences" et assurer le suivi dans le calendrier du studio ;

• Assurer la planification des évaluations annuelles ;

• Gérer les cours de langue pour les employé·es ;

• Toutes autres tâches administratives ou liées à la gestion RH.
  
  

Organisation de voyages

• Bien comprendre les différents types de voyages ; proposer des itinéraires et rechercher les alternatives aux meilleurs prix ;

• Effectuer l'achat de billets d'avion et s'assurer des bonnes dates et itinéraires ;

• Effectuer des réservations d’hôtels, d’appartements, de voitures de location, de restaurants, selon les demandes et horaires des différents voyages ;

• Faire l’achat de billets ou passeports pour des congrès ou événements à l’international ;

• Aider à la location d'équipements particuliers (ex: drones, photographie) lorsque nécessaire;

• Préparer des documents d'itinéraire pour chaque voyageur et les assister lors de changements d’horaire ou d’itinéraire qui peuvent ponctuellement survenir les soirs ou weekends ;

• Assister les voyageurs avec leurs rapports de dépenses.

• Gestion des communications efficaces et bonnes habiletés en rédaction ;

• Souci de la précision et de la qualité dans l'exécution des tâches administratives ;

• Comptabilité de base : gestion de factures, de rapports de dépenses et de budgets ;

• Capacité à gérer plusieurs tâches : prioriser et gérer plusieurs responsabilités de manière efficace ;

• Capacité à gérer des informations sensibles de manière confidentielle ;

• Capacité à communiquer clairement, tant à l'oral qu'à l'écrit ;

• Capacité à interagir de manière professionnelle avec les collègues et les gestionnaires ;

• Collaboration avec différents départements et membres de l'équipe ;

• Capacité à identifier et à résoudre les problèmes rapidement et efficacement ;

• Capacité à s'adapter aux changements de priorités et à travailler dans un environnement dynamique ;

• Prise d'initiatives pour améliorer les processus et anticiper les besoins de l'équipe.

• Diplôme postsecondaire en administration, comptabilité, ressources humaines ou tout autre domaine lié ;

• Minimum de 3 années d’expérience dans un rôle administratif ou similaire ;

• Expérience en service à la clientèle, un atout ;

• Aisance avec les suites Google et Microsoft et autres plateformes technologiques au besoin ;

• Connaissance de la suite Adobe, un atout ;

• Maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit ; anglais oral et écrit fonctionnel.

• Flexibilité d’horaires selon les besoins urgents, incluant des demandes ponctuelles et occasionnelles en dehors des horaires réguliers.

• Horaire de 30-32h par semaine en mode hybride

• Bureaux situés dans le Mile-End à Montréal, accessibles en transports actifs et collectifs

• Avantages sociaux

• Trois (3) semaines de vacances

• Cinq (5) journées personnelles rémunérées

• Salaire concurrentiel tenant compte des responsabilités et de l’expérience

Raynault vfx is a premiere visual effects studio located in Montreal, Canada, known for its visually arresting and technically refined work in feature films and episodics.

Founded in 2011, Raynault has a culture that encourages collaboration and values the process as much as the product. It’s the kind of environment that enables us to successfully design, craft and deliver hundreds of technically and aesthetically challenging vfx shots across multiple projects.